Данная статья будет очень полезной, как для начинающих организаторов, так и для опытных, кто решил открыть свое event агентство.

Ивент сфера набирает популярности с каждым годом все больше и больше, а профессия ивент-менеджера стает более популярной и многие молодые люди готовы попробовать себя в качестве организатора мероприятий. Но есть много подводных камней, о которых мало кто знает, и мы поделимся своим опытом, чтоб Вы приняли правильное решение перед тем, как ворваться в этот безумный мир ивентов.

Для начинающий организаторов

Если Вы только решили стать ивентером или только начинаете этот путь, то задайте себе вопрос — готовы Вы или нет? Поскольку многие думают, что это весело и легко, да и еще за это деньги платят. Но нет! Это не так!

Вас ждет: ненормированный график, стрессовые ситуации из которых нужно выходить очень быстро и решать форс-мажоры, от которых зависит не только репутация ивент агентства, а и само мероприятие, которое несет за собой и юридические, и финансовые аспекты.

Так что задайте себе для начала вопрос — готовы Вы пройти этот путь, который будет очень нелегким и каждый ивент — это большая ответственность и стресс, от которого Вы никуда не денетесь!

Если Вы при любых стрессовых ситуациях впадаете в панику и начинаете очень сильно нервничать, то эта профессия точно не для Вас! Найдите что-то поспокойнее)

Конечно же с опытом приходит уверенность, и Вы научитесь планировать мероприятия таким образом, чтоб максимально избежать форс-мажорных ситуаций, но они все равно случаются, и Вы должны всегда предвидеть все ситуации, которые могут случится и иметь ПЛАН Б на случай форс-мажора.

Финансовая составляющая — средняя зарплата ивент менеджера составляет 15 000 грн. + процент с реализованного ивента (в среднем это 10% от прибыли агентства) — данная информация на 2020 год. Если у Вас нет опыта в организации, то Вам конечно же не будут столько платить, но многие готовы работать и бесплатно, чтоб набраться опыта и получить самое ценное — это знания. А когда Вы станете опытным ивентером, то Вы легко сможете зарабатывать от 1000 долларов в месяц, работая в ивент агентстве, и конечно же намного больше, если работать на себя, но об этом поговорим дальше…

Для опытных организаторов, кто решил открыть свое event агентство

Если Вы набрались достаточного опыта, поучаствовали свои силы и готовы работать на себя, то для начала тоже подумайте, готовы ли Вы рисковать и нести ответственность?

С чего же начать?

Если Вы уже в сфере ивентов работаете несколько лет, то наверняка у Вас уже есть сформированная база артистов и подрядчиков, с которыми Вы работали — это, по сути, первый шаг.

Следующим этапом будет — выбор ниши, в которой планируете работать (свадьбы, корпоративы, конференции, детские и т.п.). Можно конечно и все ниши взять, но качественно Вы не сможете организовывать все виды мероприятий, поскольку Вы не сможете разбираться идеально во всех нишах!

А дальше идем по этапам:

  • Имя — Перед тем, как создавать сайт, покупать домен для сайта, и вообще входит в эту сферу, Вам нужно придумать «ИМЯ» — название своего агентства! Для начала изучите рынок, чтоб Ваше название, которе Вы придумали не существовало в интернет пространстве, а то может получится плагиат.
  • Сайт — следующим этапом, что нужно сделать — это красивый качественный сайт! Вы конечно же можете сделать сайт и самостоятельно на какой-то из бесплатных платформ, но это будет не очень солидно для серьезного ивент агентства. Так что мы рекомендуем обратиться к профессионалам и сделать сайт не по готовому шаблону, а эксклюзивный, который будет отличаться от других.

Как же придумать дизайн сайта? — легко! Уже все придумано до Вас! Изучите интернет просторы, выберите сайты, которые понравились, только не плагиатить! Вы можете взять разные фишки с разных сайтов, которые понравились больше всего и дать задание программисту, который будет разрабатывать Ваш сайт.

Важно! — придумайте свой корпоративный стиль — логотип, слоган (по желанию), корпоративный цвет и стилистику.

Что должно быть на сайте:

  • Информация про агентство (опыт работы, команда, чем Вы круче других и т.п.).
  • Портфолио — обязательно собирайте отчеты с мероприятий и размещайте на сайт.
  • Клиенты — список клиентов, желательно известные бренды (только те, кому Вы действительно организовывали мероприятия)!
  • Виды мероприятий, которые Вы организовываете.
  • Отзывы (желательно).
  • Контакты (номер телефона, корпоративная почта, адрес). Номер телефона рекомендуем купить красивый, это более презентабельно и больше внушает доверия. Почта — обязательно корпоративная! Адрес — желательно Вашего офиса (но про офис поговорим ниже).
  • Ориентировочный порядок цен или варианты «готовых пакетов» (по желанию).
  • Акции и скидки — если такие будут.

  • Домен — этот пункт, сопутствующий предыдущим 2-м пунктам, когда Вы придумали имя и начали разрабатывать сайт, то Вам нужно будет купить домен для своего сайта. В идеале, чтоб имя домена соответствовало названию ивент агентства. Соответственно лучше придумать название не слишком сложное. Например «Event Luxury Communication Group» — будет не очень подходящим, а вот «Prime Event» — в самый раз))) Только это имя нашего ивент агентства, так что использовать его строго запрещено!

  • Регистрация компании — обязательно нужно зарегистрировать предприятие, чтоб не было вопросов с налоговой. И тут даем рекомендации: если Вы планируете заниматься свадьбами или детскими, то Вам больше подойдет ФЛП 2-я группа (Вы сможете работать за наличку), поскольку эти ниши не предполагают безналичные расчеты. А если Ваша ниша — корпоративы и конференции, то конечно же это в большей степени безналичные расчеты и Вам подойдет ФЛП 3-я группа (для безналичных расчетов). Наша основная ниша — это организация корпоративов в Киеве и по всей Украине, а также организация конференций и частных праздников.
    Для проведения мероприятий, Вам нужен будет договор, в котором будут прописаны условия и обязанности сторон, а также финансовая составляющая. Тут Вы можете обратиться к знакомым из сферы ивентов, чтоб поделились шаблоном или поискать варианты в интернете.

  • Офис — многие на кураже, открывая сове ивент агентство, сразу же снимают офис, но он не всегда нужен, особенно для начинающих! Вам, по сути, нужен компьютер и интернет, который есть у всех дома. А встречи можно проводить на нейтральной территории (кафе/ресторан) или в офисе клиента, что чаще и происходит в корпоративной нише. Так что для старта — Вам офис не нужен будет, лучше потратить эти деньги на рекламу!

Сколько нужно денег, чтоб открыть свое ивент агентство?

На самом деле, для старта, Вам будет достаточно 2000-3000 долларов, чтоб запустить бизнес и начать получать первые заказы. А теперь подробнее:

  • Первые 500-1000 долларов уйдет на создание сайта.
  • Вторые 500-1000 долларов распределится на сопутствующие затраты (корпоративный номер телефона и сам телефон) — мы рекомендуем рабочий номер и сам телефон разделить от личного номера и самого телефона, регистрация предприятия, покупка домена и хостинга для сайта, визитки, прочее… Но если у Вас есть ноутбук, если его нет, то можете добавлять к бюджету еще 1000 долларов, на более менее нормальный ноут))
  • Третья 1000 долларов — это будут минимальные вложения на рекламу, чтоб начать получать заказы. Мы рекомендуем рекламировать сайт через Google AdWords, пока Вы платите, Ваш сайт в топе поисковых запросов и соответственно есть заказы. В месяц в среднем на такую рекламу будет уходить 200-300 долларов.

А сколько же зарабатывает владелец ивент агентства? Этот вопрос очень сложный, поскольку есть сезонная работа и несезонная. Если, например, в декабре (сезон новогодних корпоративов) – можно заработать от 10 000 долларов (чистой прибыли за 1 месяц), то в следующие месяцы, после Нового года, можно поработать и в минус, учитывая все затраты, если не будет мероприятий.

Также есть разный уровень мероприятий и разные бюджеты на проведение ивента. Например – можно организовать 10 некрупных ивентов за месяц и заработать меньше, чем с 1 крупного ивента. Но крупный ивент может готовиться полгода и дольше…

Рекомендация — если Вы решили открыть свое ивент агентство, то для начала поработайте хотя бы 2-3 года в топовом агентстве и наберитесь опыта, возможно Вы и не захотите открывать свою компанию, а Вас будет устраивать работа в другом агентстве.

Статью подготовил управляющий event агентства Prime Event – Дмитрий Слащёв.